Los procesos de cobro de las empresas en Colombia tradicionalmente han consistido en generar facturas manualmente, realizar una gestión de cobro uno a uno, habilitar una o dos cuentas para realizar la transferencia y una conciliación manual. Estos procesos tradicionales aumentan el trabajo operativo de los equipos financieros y reducen el potencial de recaudo. Limitando la trazabilidad de las facturas por cobrar, la posibilidad de reducir los gastos operativos y así afectando la experiencia de pago de los clientes.
Hoy es posible implementar una nueva forma de cobrar, basada en el recaudo digital y la automatización contable. Los grandes recaudadores están realizando pasos en pro de esto, aun con un gran camino por recorrer pero en la dirección correcta. Hoy es posible pagar servicios públicos con débitos automáticos a las tarjetas, pagar impuestos por PSE y tener un portal de recaudo con la trazabilidad de los pagos en empresas de telefonía y otros servicios.
Pero es el momento que todas las empresas tengan la posibilidad de implementar estas soluciones, la cual nos permita ser más competitivos, apoyarnos de la tecnología para automatizar procesos repetitivos y mejorar las experiencias de pago para mejorar nuestro recaudo y flujo de caja. Acá les muestro como se ve un proceso de recaudo digital y automatización contable:
1. Conexión con softwares contables/facturación/ERP para crear cobros automáticos relacionados a cada factura:
La información de las facturas como los datos del cliente, items a cobrar, impuestos y fecha de vencimiento de pago se utilizan para crear nuevos cobros y hacer una gestión personalizada y automática.
2. Habilitación de métodos de pagos digitales y portal de recaudo:
Para cada nuevo cobro se genera un link de pago que redirecciona a una página de pagos con los diferentes métodos disponibles por el comercio. En esta se pueden habilitar métodos de pagos como Nequi, PSE, Tarjetas crédito y débito, Botón Bancolombia, entre otros y así ampliar la oferta disponible para el cliente pagador.
3. Notificaciones automáticas por canales de comunicación (correo, WhatsApp):
A partir de la información de las facturas y la fecha de vencimiento de pago de estas, se realizar una gestión de notificaciones de cobro personalizable en los días antes del vencimiento, en el vencimiento y posterior a la fecha de vencimiento. Cumpliendo con las políticas legales de notificaciones y automatizando el seguimiento y envío manual de estas notificaciones.
4. Registro de pagos y generación de recibos de caja automáticos:
En el momento que el cliente realiza la transacción de pago exitosa, se recibe el resultado de la transacción y esta al ya estar conectada con la factura (que fue la que inicialmente creo el cobro) se realiza el registro del pago y la generación del recibo de caja en el software contable o ERP.
5. Trazabilidad y visibilidad en tiempo real de las facturas pendientes de pago:
Al tener la información de las facturas con el software contable/ERP conectado y de las transacciones de pago, es posible mantener el estado de la cartera al día con visibilidad de los pagos por clientes en una misma plataforma.
Si estás interesado en conocer más sobre estos procesos para tu empresa, estamos disponibles para agendar una llamada y conocer el caso de uso en particular y como pueden utilizar Treli para automatizar sus procesos de cobro y gestión de recaudo. Es el momento de implementar el recaudo digital y la automatización contable y ahorras costos eliminando procesos operativos, potenciando los ingresos.
