Los equipos encargados de la recolección de pagos y cartera suelen llenarse de procesos manuales e ineficientes a medida que las operaciones van creciendo. En muchos casos estos procesos son repetitivos mes a mes y absorben gran parte del tiempo de los recursos individuales o incluso equipos completos. A continuación les presento tres beneficios de utilizar una plataforma de automatización de cobros recurrentes y gestión de suscripciones para automatizar el proceso de recolección de pagos en tu empresa:
1. Automatización y flexibilidad en los procesos
Cambiar los procesos manuales e ineficientes de facturación, recolección de pagos, seguimiento de cartera y conciliación a procesos automatizados y adaptados a la operación de tu empresa es posible. Plataformas como Treli complementan a los equipos de finanzas para convertir estos procesos en unos automáticos, confiables y eficientes. En la tabla a continuación se puede observar algunas funcionalidades que complementan directamente estos procesos:
| Proceso manual actual | Funcionalidades automatizadas |
| Recolección de pagos manual, con pocas alternativas de pago | – Cobros programados y recurrentes al método de pago guardada del usuario – Mensajes automáticos para captura de pagos vía correo, Whatsapp y otros – Generación de links de pagos alineados con los montos a pagar – Opción de pago vía tarjeta de crédito, débito, PSE, contra-entrega o transferencia bancaria – Reintento de transacción en múltiples pasarelas de pago para aumentar porcentaje de pago exitoso |
| Seguimiento de cartera manual, con poca trazabilidad y resultados | – Mensajes y recordatorios automáticos para captura de pagos vía correo, Whatsapp y otros – Dunning (recolección de pagos inteligente) con reintentos automáticos y optimizados para aumentar el porcentaje de pago exitoso – Portal de clientes para auto-gestión de pagos |
| Facturación manual y no integrada | – Integración con sistemas de facturación – Creación automatizada de facturas o recibos al momento real de los pagos – Creación automatizada de facturas o recibos con links de pago (con múltiples alternativas) para conciliación inmediata |
| Conciliación manual e ineficiente | – Conciliación automatizada de los pagos o cuotas al momento de recibir la transacción exitosa – Integración con sistemas de facturación o contabilidad para actualizar saldos y cartera – Visibilidad de pagos pendientes, rechazados y exitosos |
Esta lista de funcionalidades contienen múltiples configuraciones que permiten adaptarse y complementar los procesos personalizados que manejen en tu empresa. Dicha flexibilidad permite a los equipos de finanzas construir los procesos más eficientes y no los que imponen los procesos manuales o tradicionales.
2. Visibilidad y trazabilidad de los procesos y sus resultados
Contar con funcionalidades automatizadas de facturación, recolección de pagos, seguimiento de cartera y conciliación permiten a los equipos de finanzas contar con información en tiempo real de los estados de sus procesos. Esto se traduce en ahorros en tiempo y recursos no solo en los procesos operativos sino también en tiempo de construcción de reportes y disminución de errores manuales. Lo cual permite acceder a datos de manera inmediata, confiables y centralizados.
Además se mantiene una trazabilidad de las diferentes etapas de los procesos para identificar mejoras y oportunidades que permiten maximizar los resultados.
3. Potenciar la experiencia del usuario pagador
Los beneficios de construir procesos automatizados, apalancados en plataformas de cobros recurrentes y gestión de suscripciones, se ven reflejados en la operación interna de los equipos pero estos también se trasladan a la experiencia de los usuarios pagadores. Plataformas, como el caso de Treli, incluyen funcionalidades diseñadas para mejorar las acciones de los usuarios finales que son los que finalmente deben contar con experiencias sencillas, robustas y confiables para aumentar las transacciones exitosas. A continuación enlistamos un grupo de herramientas y funcionalidades que permiten potenciar la experiencia de los usuarios pagadores:
- Cobros y descuentos automáticos a los métodos de pago escogidos. Esto permite a los usuarios automatizar sus pagos ahorrando tiempo y facilita la experiencia de pago. No es necesario rellenar la información cada vez que se quiera realizar un pago.
- Portal de clientes para mejorar la conveniencia y visibilidad de pagos pendientes y realizados. Esto permite a los usuarios tener control de sus pagos incluido los métodos con los que los realizan, las direcciones de facturación, historial de pagos y otros. El usuario puede ingresar en el momento de su conveniencia a manejar los procesos en un mismo portal.
- Notificaciones automáticas con múltiples opciones de pago de los valores exactos a pagar. Los usuarios reciben en las fechas exactas notificaciones para realizar los pagos que les permitan estar al día. De igual manera reciben directamente links de pagos con múltiples opciones entre ellas tarjeta de crédito, débito, PSE, contra-entrega o transferencia bancaria (las empresas deciden que opciones habilitar) que aumentan la tasa de realizar una transacción exitosa. También estos links de pago incluyen los valores exactos a pagar, para no causar diferencias en los saldos.
- Conciliación inmediata para facilitar trazabilidad de facturas y paz y salvos. Al momento de realizar los pagos, los procesos automatizados le permitirán al usuario recibir las facturas actualizadas o los recibos de pago para confirmar las transacciones. Esto ahorra tiempo operativo a la empresa y al usuario de solicitar dichas confirmaciones de pago.
Es posible automatizar, contar con visibilidad y trazabilidad de los procesos de pagos al mismo tiempo que se potencia la experiencia de los usuarios pagadores. Esto resulta en la mejora de los objetivos de los equipos de finanzas, aumentando el recaudo y disminuyendo los tiempo de cartera, lo cual permite mejorar los flujos de ingresos y visibilidad con el resto de la empresa. Cada equipo y sus procesos son diferentes, pero estas plataformas tienen la capacidad de adaptarse e integrarse con los sistemas tecnológicos y los diferentes procesos para maximizar los resultados.
En Treli ayudamos a los equipos de finanzas, recolección y de cartera a automatizar y potenciar sus procesos con nuestra plataforma de cobros recurrentes y gestión de suscripciones. Nuestros consultores estarán encantados de presentarte un demo personalizado para que conozcas estas funcionalidades adaptadas para tu negocio, en acción. Puedes agendar un demo aquí.
