Dunning o reclamación inteligente: una solución para mejorar la experiencia de tus clientes

Dunning o reclamación inteligente: una solución para mejorar la experiencia de tus clientes

Por: Diana Rueda

Probablemente te preguntes*, ¿Qué es “dunning” y qué tiene qué ver con Treli?* y aquí estoy para aclarar tus dudas.

Dunning, o reclamación inteligente, es el proceso por el cual las empresas intentan recolectar un pago pendiente de un cliente, ya sea por pago fallido, información errónea, fondos insuficientes u otras razones más. Con la Reclamación Inteligente, las empresas logran informar a los usuarios sobre su ciclo de facturación y recolectar los pagos pendientes.  La prioridad de esto es asegurarse que los clientes no pierdan acceso a los servicios o productos.

Los negocios pueden utilizar la plataforma para enviar actualizaciones y notificaciones únicas y personalizadas antes y después de la fecha de renovación de pago. Con este proceso, los usuarios son notificados sobre los pagos vencidos o los pagos que se deben pagar en una fecha próxima.

La reclamación inteligente ayuda a las empresas a prevenir y evitar cancelaciones de suscripciones y es importante que esta sea una experiencia sencilla para los clientes.

¿Cómo funciona el proceso de reclamación?

Hay muchas razones por las que una transacción puede tener fallas, como lo mencionamos anteriormente. Con la reclamación inteligente las empresas pueden realizar acciones automatizadas cada vez que se presente un pago fallido, entre ellas:

  • Enviar recordatorios sobre pagos pendientes de tarjetas rechazadas. Estos recordatorios se pueden enviar por medio de correo electrónico, mensajes de texto o Whatsapp para llegar a los clientes de una mejor manera.
  • Alertar a los clientes sobre problemas con una transacción. Es importante enviar el motivo del rechazo al cliente, ya sea por correo electrónico o Whatsapp, para que el error pueda ser solucionado directamente.
  • Implementar reintento inteligentes para las transacciones fallidas. Es posible reintentar el cobro manualmente en el portal de administrador de las empresas o en las cuentas auto-gestionables de los clientes.
  • Reintento automático de procesamiento de una transacción posterior a la transacción fallida. Durante los 5 días consecutivos al cobro fallido, se podrá procesar nuevamente el pago automáticamente.

Podemos ayudarte

Treli ayuda a automatizar los cobros recurrentes de las empresas reduciendo los procesos manuales. Dentro de Treli contamos con diferentes opciones de reclamación, con los cuales no será necesario realizar los procesos de cobranza de manera manual. Podrás automatizar las reclamaciones, teniendo reintentos automáticos los cuales intentan los pagos fallidos, además de contar con todas las acciones y funcionalidades mencionadas anteriormente.

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Como una plataforma de automatización de cobros puede impactar el área de finanzas, recolección y cartera de tu empresa

Como una plataforma de automatización de cobros puede impactar el área de finanzas, recolección y cartera de tu empresa

Los equipos encargados de la recolección de pagos y cartera suelen llenarse de procesos manuales e ineficientes a medida que las operaciones van creciendo. En muchos casos estos procesos son repetitivos mes a mes y absorben gran parte del tiempo de los recursos individuales o incluso equipos completos. A continuación les presento tres beneficios de utilizar una plataforma de automatización de cobros recurrentes y gestión de suscripciones para automatizar el proceso de recolección de pagos en tu empresa:

 

1. Automatización y flexibilidad en los procesos

Cambiar los procesos manuales e ineficientes de facturación, recolección de pagos, seguimiento de cartera y conciliación a procesos automatizados y adaptados a la operación de tu empresa es posible. Plataformas como Treli complementan a los equipos de finanzas para convertir estos procesos en unos automáticos, confiables y eficientes. En la tabla a continuación se puede observar algunas funcionalidades que complementan directamente estos procesos:

 

Proceso manual actualFuncionalidades automatizadas
Recolección de pagos manual, con pocas alternativas de pago– Cobros programados y recurrentes al método de pago guardada del usuario
– Mensajes automáticos para captura de pagos vía correo, Whatsapp y otros
– Generación de links de pagos alineados con los montos a pagar
– Opción de pago vía tarjeta de crédito, débito, PSE, contra-entrega o transferencia bancaria
– Reintento de transacción en múltiples pasarelas de pago para aumentar porcentaje de pago exitoso
Seguimiento de cartera manual, con poca trazabilidad y resultados– Mensajes y recordatorios automáticos para captura de pagos vía correo, Whatsapp y otros
– Dunning (recolección de pagos inteligente) con reintentos automáticos y optimizados para aumentar el porcentaje de pago exitoso
– Portal de clientes para auto-gestión de pagos
Facturación manual y no integrada– Integración con sistemas de facturación
– Creación automatizada de facturas o recibos al momento real de los pagos
– Creación automatizada de facturas o recibos con links de pago (con múltiples alternativas) para conciliación inmediata
Conciliación manual e ineficiente– Conciliación automatizada de los pagos o cuotas al momento de recibir la transacción exitosa
– Integración con sistemas de facturación o contabilidad para actualizar saldos y cartera
– Visibilidad de pagos pendientes, rechazados y exitosos

 

Esta lista de funcionalidades contienen múltiples configuraciones que permiten adaptarse y complementar los procesos personalizados que manejen en tu empresa. Dicha flexibilidad permite a los equipos de finanzas construir los procesos más eficientes y no los que imponen los procesos manuales o tradicionales.

 

2. Visibilidad y trazabilidad de los procesos y sus resultados  

Contar con funcionalidades automatizadas de facturación, recolección de pagos, seguimiento de cartera y conciliación permiten a los equipos de finanzas contar con información en tiempo real de los estados de sus procesos. Esto se traduce en ahorros en tiempo y recursos no solo en los procesos operativos sino también en tiempo de construcción de reportes y disminución de errores manuales. Lo cual permite acceder a datos de manera inmediata, confiables y centralizados.

Además se mantiene una trazabilidad de las diferentes etapas de los procesos para identificar mejoras y oportunidades que permiten maximizar los resultados.

 

3. Potenciar la experiencia del usuario pagador

Los beneficios de construir procesos automatizados, apalancados en plataformas de cobros recurrentes y gestión de suscripciones, se ven reflejados en la operación interna de los equipos pero estos también se trasladan a la experiencia de los usuarios pagadores. Plataformas, como el caso de Treli, incluyen funcionalidades diseñadas para mejorar las acciones de los usuarios finales que son los que finalmente deben contar con experiencias sencillas, robustas y confiables para aumentar las transacciones exitosas. A continuación enlistamos un grupo de herramientas y funcionalidades que permiten potenciar la experiencia de los usuarios pagadores:

  • Cobros y descuentos automáticos a los métodos de pago escogidos. Esto permite a los usuarios automatizar sus pagos ahorrando tiempo y facilita la experiencia de pago. No es necesario rellenar la información cada vez que se quiera realizar un pago.
  • Portal de clientes para mejorar la conveniencia y visibilidad de pagos pendientes y realizados. Esto permite a los usuarios tener control de sus pagos incluido los métodos con los que los realizan, las direcciones de facturación, historial de pagos y otros. El usuario puede ingresar en el momento de su conveniencia a manejar los procesos en un mismo portal.
  • Notificaciones automáticas con múltiples opciones de pago de los valores exactos a pagar. Los usuarios reciben en las fechas exactas notificaciones para realizar los pagos que les permitan estar al día. De igual manera reciben directamente links de pagos con múltiples opciones entre ellas tarjeta de crédito, débito, PSE, contra-entrega o transferencia bancaria (las empresas deciden que opciones habilitar) que aumentan la tasa de realizar una transacción exitosa. También estos links de pago incluyen los valores exactos a pagar, para no causar diferencias en los saldos.
  • Conciliación inmediata para facilitar trazabilidad de facturas y paz y salvos. Al momento de realizar los pagos, los procesos automatizados le permitirán al usuario recibir las facturas actualizadas o los recibos de pago para confirmar las transacciones. Esto ahorra tiempo operativo a la empresa y al usuario de solicitar dichas confirmaciones de pago.

 

Es posible automatizar, contar con visibilidad y trazabilidad de los procesos de pagos al mismo tiempo que se potencia la experiencia de los usuarios pagadores. Esto resulta en la mejora de los objetivos de los equipos de finanzas, aumentando el recaudo y disminuyendo los tiempo de cartera, lo cual permite mejorar los flujos de ingresos y visibilidad con el resto de la empresa. Cada equipo y sus procesos son diferentes, pero estas plataformas tienen la capacidad de adaptarse e integrarse con los sistemas tecnológicos y los diferentes procesos para maximizar los resultados.

En Treli ayudamos a los equipos de finanzas, recolección y de cartera a automatizar y potenciar sus procesos con nuestra plataforma de cobros recurrentes y gestión de suscripciones. Nuestros consultores estarán encantados de presentarte un demo personalizado para que conozcas estas funcionalidades adaptadas para tu negocio, en acción. Puedes agendar un demo aquí.

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